Functiebeschrijving
Binnen onze Technische Dienst breiden we de bestaande Orderdesk uit met een Meldpunt voor technische storingen. Deze uitbreiding speelt een sleutelrol in het verbeteren van onze dienstverlening. Waar storingen voorheen soms onopgemerkt bleven, willen we deze voortaan gestructureerd analyseren, opvolgen en – nog belangrijker – oplossen.
In deze veelzijdige functie werk je nauw samen met de Technical Manager. Je bent verantwoordelijk voor zowel administratieve ondersteuning als de coördinatie van storingsmeldingen via onze interne systemen. Dankzij jouw organisatorische vaardigheden, inzicht en communicatieve kwaliteiten zorg je ervoor dat technische storingen efficiënt worden aangepakt en dat interne en externe processen soepel verlopen.
Jouw verantwoordelijkheden:
Orderdesk:
- Plaatsen en opvolgen van bestellingen voor de Technische Dienst in SAP, inclusief verwerking in Basware.
- Administratieve verwerking van werkbonnen van externe firma’s.
- Beheer van afvalverwerking (bijvoorbeeld Renewi, Quatra) en opvolging van onderhoudscontracten (OOP FIX).
- Wekelijkse rapportage van de budgetstatus (OOP VAR) aan de Technical Manager.
- Algemene administratieve ondersteuning binnen de afdeling.
Meldpunt:
- Coördineren en opvolgen van storingsmeldingen.
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor storingen via Leviy.
- Analyseren, correct categoriseren en toewijzen van storingen aan de juiste technieker of externe partner.
- Inplannen van storingen op basis van urgentie, beschikbaarheid van techniekers, leegstand en aankomsten.
- Actief opvolgen van meldingen met oog voor gastbeleving en operationele continuïteit.
- Signaleren van terugkerende of complexe storingen en bijdragen aan structurele oplossingen.
- Meewerken aan de opmaak van technische dossiers ter ondersteuning van budgetaanvragen of verbetertrajecten.
- Telefonisch aanvragen en administratief opvolgen van werkbezoeken bij externe firma’s.
- Beheren van communicatie en opvolging rond voertuigen (leasing, onderhoud en schades).
- Ontvangen en registreren van pakketten en leveringen, inclusief correcte doorverwijzing binnen de organisatie.
- Ontvangen en registreren van externe firma’s, inclusief beheer van bezoekersbadges, sleutels en in- en uitschrijvingen.
